Akt notarialny jest dokumentem urzędowym potwierdzającym dokonanie określonej czynności prawnej, a dokładniej mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego opisuje ustawa. Inne z kolei ustalają pomiędzy sobą strony umowy. Czynności w jakich powinno dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń zawartych w akcie w sytuacji, kiedy wymaga tego prawo lub tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem tryb postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może sporządzić?
Akt notarialny – co to jest i kto może go sporządzić?
Akt notarialny jest urzędowym dokumentem, którego postać jest szczegółowo określana przez polskie prawo. Poświadcza on wykonanie pewnych czynności. Może to być sprzedaż nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne powinny być potwierdzone u notariusza z Łodzi, inne natomiast mogą, ale nie muszą chyba, że strony mają takie życzenie. Kto może sporządzić taki akt? W większości przypadków dokument przygotowywany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można znaleźć we wszystkich większych miastach jak Warszawa, Łódź czy Poznań, ale także mniejszych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie można kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W wyjątkowych okolicznościach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Niekiedy z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może sporządzić polski konsul.
Co powinien zawierć prawidłowo sporządzony akt notarialny?
To, jak musi wyglądać akt notarialny oraz jak go przechowywać reguluje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Ponadto powinien on zawierać następujące elementy:
- data – dokładna data sporządzenia dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Czasami na specjalne życzenie stron umieszcza się również godzinę podpisania aktu,
- miejsce – miejscowość, gdzie podpisano dokument,
- dane notariusza – w akcie muszą być zawarte takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
- dane zainteresowanych stron – dokument musi posiadać imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL oraz numer NIP,
- oświadczenia stron – czyli zasadnicza część aktu notarialnego, z podkreśleniem, że w sytuacjach niejasnych powołują się oni na dokumenty okazane przy podpisywaniu aktu,
- szczególne okoliczności – na wniosek stron w akcie można zawrzeć szczególne okoliczności, jakie wystąpiły przy podpisywaniu dokumentu,
- potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu umieszcza się klauzulę, że akt został odczytany oraz podpisany w obecności obu stron,
- podpisy – niewątpliwie tak istotny dokument, jakim jest akt notarialny nie byłby ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, a także notariusza.
Jakie czynności wymagają podpisania aktu notarialnego?
Czynności wymienione przez polskie prawo, które bezwzględnie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:
- umowy przeniesienia własności nieruchomości – w tym kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
- umowy, przenoszące prawo użytkowanie wieczystego,
- umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
- umowa spółki partnerskiej,
- umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
- umowa spółki komandytowej,
- umowa spółki z o.o..
Pozostałe czynności także mogą być przypieczętowane aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego.
Jak odbywa się zawarcie za pomocą aktu notarialnego?
Notariusz odpowiedzialny jest za przejrzyste i zrozumiałe sporządzenie aktu. Istotnym momentem przypieczętowania umowy za pomocą aktu notarialnego, jest przeczytanie go przez notariusza w obecności obu stron umowy. Aby akt nabył moc prawną notariusz musi się upewnić, że strony zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeżeli jest taka wola stron, notariusz czyta także wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wówczas akt nabiera mocy prawnej.
Przechowywanie aktu notarialnego
Zgodnie z polskim prawem notariusz ma obowiązek przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tej sytuacji obowiązuje rejonizacja i zależy to od od siedziby kancelarii, w której był sporządzony akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.
Oczywiście za sporządzenie aktu notarialnego pobierane są opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt wykonania tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.
